CRM-Entwicklung oder Standard-CRM: Was lohnt sich?

Was ist ein CRM, und wer braucht es?

CRM (Customer Relationship Management, „Kundenbeziehungsmanagement“) ist ein System, in dem Kunden, Deals, Aufgaben und der Gesprächsverlauf gespeichert sind. Statt Tabellen und Chats im Messenger sieht der Vertriebsmitarbeiter, in welcher Phase jeder Deal steckt, was dem Kunden gesagt wurde und was als Nächstes zu tun ist; die Leitung sieht das Gesamtbild und Berichte.

Ein CRM brauchen Sie, wenn Sie mehr als einen Vertriebsmitarbeiter haben, Anfragen aus mehreren Quellen kommen (Website, soziale Netzwerke, Telefon) oder Sie Kunden wegen vergessener Zusagen verlieren. Haben Sie fünf Kunden im Monat und alles steckt im Kopf der Inhaberin, genügt eine Tabelle.

Woraus jedes CRM besteht

• Kunden und Kontakte mit Gesprächsverlauf.
• Vertriebstrichter: Phasen von der ersten Anfrage bis zur Zahlung.
• Aufgaben und Erinnerungen für Vertriebsmitarbeiter.
• Rollen und Rechte: wer was sieht und ändert.
• Berichte: wie viele Anfragen, wie viele Verkäufe, wo Deals „hängen bleiben“.
• Anbindungen: Anfragen von der Website, E-Mail, Messenger, Zahlung.

Nun die Hauptfrage: Abo abschließen oder Entwicklung beauftragen.

Standard-CRM: Vor- und Nachteile und was sie kostet

Fertige Systeme (Pipedrive, HubSpot, Bitrix24, amoCRM und andere) starten in Tagen, haben fertige Schnittstellen und Lernmaterial. Für einen üblichen Vertrieb reicht das. Sie zahlen im Abo, die Preise stehen auf den Websites der Hersteller.

Orientierung nach öffentlichen Preislisten

Preise ändern sich und hängen von Region, Zahlungszeitraum und Rabatten ab, deshalb folgen unten Spannen nach Übersichten und Herstellerseiten, Stand Oktober 2026. Schauen Sie vor der Entscheidung in die aktuelle Preisliste.

• Pipedrive: Tarife pro Nutzer und Monat. 2025 wechselte das Unternehmen zu den Plänen Lite, Growth, Premium und Ultimate; laut Preisübersichten Dritter für 2026 sind das bei Jahreszahlung etwa $14, $39, $49 und $79 pro Nutzer und Monat. Aktuelle Preise stehen auf der Herstellerseite.
• HubSpot Sales Hub: Auf der Herstellerseite wird für Starter ein Preis ab $20 pro Nutzer und Monat genannt (Listenpreis; es gibt Aktionspreise), für Professional $90–100 pro Nutzer und Monat plus eine verpflichtende einmalige Einrichtung (Onboarding) von $1.500.
• Bitrix24: Tarife mit Festpreis pro Team: Laut Herstellerseite kostet Basic $49 im Monat bei Jahreszahlung (bis 5 Nutzer), Standard $99 im Monat bei Jahreszahlung (bis 50 Nutzer). Für große Teams ist das sehr günstig.

Vorteile einer Standard-CRM

• Start in Tagen statt Monaten.
• Kein Entwickler nötig, den Support übernimmt der Anbieter.
• Viele fertige Schnittstellen und Vorlagen.
• Sie zahlen mit dem Wachstum des Teams.

Nachteile

• Der Prozess passt sich dem System an, nicht umgekehrt. Ungewöhnliche Phasen und Felder entstehen über Umwege.
• Der Preis wächst mit der Zahl der Nutzer und Funktionen: Erweiterte Möglichkeiten stecken oft in höheren Tarifen und kostenpflichtigen Apps.
• Kundendaten liegen beim Anbieter; für manche Branchen und Länder ist das eine Einschränkung.
• Bedingungen und Preise ändert der Anbieter, Sie können nur zustimmen oder gehen.

CRM entwickeln lassen: Was kostet die Entwicklung?

Eine eigene CRM lässt sich nicht „nach Bild“ bewerten: Der Preis hängt von der Zahl der Phasen und Rollen, der Datenübernahme, den Schnittstellen und den Berichten ab. Solche Systeme bauen wir deshalb nur nach einer Architektursession für €3.500 (2–3 Wochen). Dort klären wir, wie ein Deal derzeit abläuft, welche Daten auf jedem Schritt nötig sind und was mit Website und E-Mail verbunden wird. Ergebnis: eine Produktkarte, ein Kostenvoranschlag und ein Plan für die erste Version. Der Preis der Session wird auf das Projekt angerechnet, und die Karte bleibt in jedem Fall bei Ihnen.

Wovon der Endpreis abhängt

• Wie viele Phasen und Felder Ihr Trichter hat und wie ungewöhnlich sie sind.
• Wie viele Rollen es gibt und welche Rechte sie haben (Vertrieb, Abteilungsleitung, Geschäftsführung, Filiale).
• Wie viele Daten übernommen werden müssen und in welchem Zustand sie sind.
• Wie viele externe Systeme verbunden werden.
• Welche Berichte und Kennzahlen die Leitung braucht.

Was Sie nicht an uns zahlen

Domain und Fremddienste bezahlen Sie direkt, ohne Aufschlag. Zum Start kann die Infrastruktur kostenlos sein (Hosting, Datenbank, E-Mail), die kostenlosen Tarife haben aber Limits; wächst die CRM darüber hinaus, sagen wir rechtzeitig, welcher Tarif nötig ist und was er kostet. Code, Daten und Konten laufen auf Sie. Beim Vergleich von Angeboten hilft der Artikel Webagentur auswählen: Dieselben Fragen passen auch für die Beauftragung einer CRM.

Individuelle CRM oder Standard-CRM: Vergleich Punkt für Punkt

Kurz gesagt: was Sie wählen sollten

Deckt sich Ihr Prozess mit dem, was das Standardsystem bietet, und umfasst das Team nicht mehr als 10–15 Personen, gewinnt die Standardlösung. Brauchen Sie besondere Phasen, Rollen und Berichte, arbeiten viele Vertriebsmitarbeiter, oder dürfen die Daten nicht in eine fremde Cloud, fangen Sie an, die eigene zu kalkulieren. Dieselbe Frage „System im Abo oder eigenes“ haben wir für Websites im Artikel Baukasten oder Eigenentwicklung besprochen.

Was der Betrieb über drei Jahre kostet

Vergleichen sollten Sie nicht den Preis des ersten Monats, sondern die Summe über mehrere Jahre. Bei einer Standard-CRM sind das die Einrichtung plus Abos: Nutzer mal Preis, dazu kostenpflichtige Apps und Schnittstellen. Bei der eigenen sind es die Entwicklung plus Support und Infrastruktur.

Der Rechner unten berechnet beide Verläufe nach Jahren und zeigt, in welchem Jahr sich die eigene Lösung amortisiert, falls überhaupt. Die Standardwerte sind ein fiktives Beispiel für eine Vertriebsabteilung mit 20 Personen: Abo etwa €30 pro Nutzer (ungefähr die Mitte der öffentlichen Preise von Pipedrive und HubSpot in den unteren und mittleren Tarifen), €100 im Monat für Apps und Schnittstellen, Einrichtung der Standardlösung €1.490, eigene Entwicklung €29.900 und €250 im Monat für Support und Infrastruktur. Die letzte Zahl ist unsere Annahme für die Rechnung, keine Preisliste: Die genaue Summe für den Support nennen wir im Kostenvoranschlag.

So lesen Sie das Ergebnis

• Bei 20 Nutzern und einem Tarif „pro Person“ amortisiert sich die eigene CRM nach diesen Annahmen in drei Jahren nicht, Gleichstand liegt bei etwa fünf Jahren.
• Bei 50 Nutzern im selben Tarif sieht es anders aus: Das Abo kostet etwa €1.600 im Monat, und Gleichstand tritt nach rund zwei Jahren ein.
• Nutzen Sie einen Tarif mit Festpreis pro Team (zum Beispiel Bitrix24 Standard, $99 im Monat bis 50 Nutzer), tragen Sie im Feld „Abo“ den Betrag aus diesem Tarif ein: Die Standard-CRM bleibt sehr günstig, und mit einem eigenen System sparen Sie an Abos nichts.

Fazit: Geld ist selten das Hauptargument für eine eigene CRM. Das Hauptargument sind Prozess, Rollen, Daten und Unabhängigkeit von den Bedingungen des Anbieters. Gibt es sie nicht, rechnen Sie mit der Standardlösung.

Wann Sie keine eigene CRM brauchen und wann doch

Nicht nötig, wenn

• Sie am Anfang stehen und der Vertriebsprozess noch nicht gefestigt ist. Arbeiten Sie zuerst in einer Standardlösung und verstehen Sie, was genau fehlt.
• Sie bis zu 10 Vertriebsmitarbeiter und einen üblichen Trichter haben: „Anfrage, Anruf, Angebot, Zahlung“.
• Sie nur die Anfragen von der Website erfassen müssen: Eine Standard-CRM mit eingerichteter Anbindung genügt.
• Es niemanden gibt, der Produktentscheidungen trifft und Anforderungen beschreibt.

Sinnvoll, wenn

• Der Deal Phasen hat, die Standardsysteme nicht kennen: Zulassungen, Freigaben, Berechnungen, Dokumente, Zahlungen nach Plan.
• Komplexe Rollen nötig sind: Filialen, Abteilungen, Partner, Kunden sehen ihren eigenen Bereich.
• Die Daten nicht in eine fremde Cloud dürfen oder besondere Speicherregeln gelten (zum Beispiel für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO).
• Viele Vertriebsmitarbeiter arbeiten und das Abo pro Kopf zu einem spürbaren Kostenpunkt geworden ist.
• Das CRM Teil Ihres Produkts ist, etwa eine Plattform für eine Schule oder ein Finanzdienst. Solche Systeme haben wir in den Projekten Discovery School und duck.credit gebaut, sie sind in den Fallstudien beschrieben.

Soll Ihr „CRM“ ein Produkt werden, das Sie an andere Unternehmen verkaufen, ist es kein internes Werkzeug mehr, sondern ein SaaS; über diesen Weg lesen Sie im Artikel SaaS-Dienst erstellen. Die interne Version des Systems lässt sich als Minimalprodukt starten: Was ist ein MVP und was kostet es.

Der dritte Weg: Standard-CRM, Einrichtung und Schnittstellen

Zwischen einem Abo „wie es ist“ und der Eigenentwicklung gibt es einen Mittelweg: eine Standard-CRM nehmen und auf sich zuschneiden. Oft genügt das.

• Automatisierung einer Kette (eine Anfrage von der Website wird zum Deal, der Vertriebsmitarbeiter bekommt eine Aufgabe, der Kunde eine E-Mail) – €1.490.
• Schnittstellen zu Website, E-Mail, Messengern, Zahlungsdienst und Tabellen – ab €690 pro Anbindung.
• Chatbot oder KI-Assistent, der Kontakte sammelt und ans CRM übergibt: Details zu den Preisen im Artikel Was kostet ein Chatbot.

Arbeiten Sie schon in Pipedrive, HubSpot, amoCRM oder Bitrix24 und fehlen nur ein paar Funktionen, prüfen Sie zuerst diesen Weg. Sehen wir, dass die Einrichtung genügt, sagen wir es ehrlich: Wir verkaufen keine Entwicklung, wo sie nicht nötig ist.

Wie Sie sich auf das Gespräch mit der Agentur vorbereiten

Beschreiben Sie Ihren Prozess: Phasen des Deals, wer wofür verantwortlich ist, welche Daten auf jedem Schritt nötig sind und welche Systeme verbunden werden müssen. Je klarer das Lastenheft, desto genauer der Kostenvoranschlag; eine Vorlage hilft im Artikel Lastenheft und Briefing für die Website-Entwicklung, er passt auch für ein Verwaltungssystem.

Was Sie in Ihrer Situation wählen sollten

• Sie stehen ganz am Anfang. Standard-CRM (kostenloser oder Basistarif). Ein eigenes System ziehen Sie nach einem Jahr Arbeit in Betracht, wenn klar ist, was fehlt.
• Das Team hat bis zu 10 Personen, der Prozess ist üblich. Standard-CRM plus Einrichtung und Verbindung mit der Website.
• 20–50 Personen und ein ungewöhnlicher Trichter. Rechnen Sie beide Varianten im Rechner durch und besprechen Sie die Architektursession (€3.500, wird angerechnet).
• Sie brauchen besondere Rollen, Filialen oder Berichte für die Leitung. Eigene CRM: ab €29.900.
• Kundendaten dürfen nicht bei einem Drittanbieter liegen. Eigene CRM oder Installation in Ihrer Umgebung, das besprechen wir in der Session. Rechtliche Anforderungen klären Sie mit einem Juristen in Ihrem Land.
• Sie haben ein internes System, aus dem Sie ein Produkt machen wollen. Beschreiben Sie es in der Architektursession als künftiges SaaS.
• Das Budget liegt unter €10.000. Standard-CRM und Automatisierung einer Kette für €1.490.

Abo-Bedingungen und Preise in Ihrem Land können von den allgemeinen Tarifen abweichen, gleichen Sie die Preisliste des Herstellers deshalb zum Zeitpunkt der Entscheidung ab.