Lastenheft Website: Briefing-Vorlage und Beispiel

Briefing und Lastenheft: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden oft verwechselt, obwohl es zwei verschiedene Dokumente sind.

• Das Briefing sind Ihre Antworten auf die Fragen des Dienstleisters: womit sich das Unternehmen beschäftigt, wem es was verkauft, wozu die Website dient, welche Materialien Sie haben. Es füllen Sie aus.
• Das Lastenheft beschreibt, was genau entstehen soll: Liste der Seiten, Funktionen, technische Anforderungen, Fristen, Ablauf der Übergabe. Ein ausführliches Pflichtenheft, das beschreibt, wie der Dienstleister die Anforderungen umsetzt, erstellt in der Regel der Dienstleister auf Basis des Briefings, und Sie geben es frei.

Für eine kleine Website (Visitenkarte, Landingpage, Website mit 10 Seiten) brauchen Sie kein dickes Lastenheft. Ein gutes Briefing auf ein bis zwei Seiten plus Seitenliste und Abnahmekriterien genügt. Ein großes Lastenheft braucht man für komplexe Systeme: Kundenbereiche, Zahlung, Schnittstellen. Solche Projekte beginnen bei uns mit einer kostenpflichtigen Architektursession für €3.500, in der aus Lastenheft und Kostenvoranschlag eine Produktkarte wird, und die Summe wird auf das Projekt angerechnet.

Wozu das alles? Ein Briefing spart Geld und Nerven. Ein Dienstleister, der die Aufgabe versteht, fragt seltener nach, liefert schneller die erste Version und baut seltener um. Und an der Qualität der Fragen des Dienstleisters sieht man, wie tief er sich einarbeitet: Mehr dazu im Artikel Webagentur auswählen und nicht danebenliegen.

Website-Briefing: Vorlage mit Fragen zum Ausfüllen

Unten steht eine Vorlage, die Sie kopieren und ausfüllen können. In offenen Briefing-Vorlagen (zum Beispiel von Atlassian) ist die Logik gleich: Ziel, Zielgruppe, Inhalt, Einschränkungen, Fristen und Verantwortliche. Wir haben sie um Fragen zur Website ergänzt.

1. Über das Unternehmen

• Name, Rechtsform, Land, Website und soziale Netzwerke, falls vorhanden.
• Womit Sie sich beschäftigen, in zwei, drei Sätzen.
• Wodurch unterscheiden Sie sich von den nächsten Wettbewerbern?

2. Wozu die Website

• Das Hauptziel in einem Satz: Anfragen, Verkäufe, Image, Prüfung durch die Bank, Terminbuchung.
• Was soll der Besucher auf der Website tun (anrufen, Anfrage senden, kaufen)?
• Woran erkennen Sie, dass die Website funktioniert: Wie viele Anfragen im Monat gelten als Erfolg?

3. Für wen

• Wer ist Ihr Kunde: Alter, Land, Stadt, Beruf.
• Was sucht er, und was fürchtet er bei der Auswahl?
• Über welches Gerät kommt er häufiger: Smartphone oder Computer?

4. Was auf die Website kommt

• Liste der Seiten oder Bereiche (Näheres weiter unten).
• Brauchen Sie Formulare, Zahlung, Terminbuchung, Kundenbereich, Blog, Sprachen?
• Wohin gehen die Anfragen: per E-Mail, ins CRM, in den Messenger.

5. Stil und Beispiele

• Gibt es ein Logo und Firmenfarben?
• Drei Websites, die Ihnen gefallen, und was genau. Und zwei, die Ihnen nicht gefallen.
• Ton: seriös, freundlich, fachlich.

6. Materialien

• Was vorhanden ist: Texte, Fotos, Videos, Präsentationen, Bewertungen, Firmenangaben.
• Was der Dienstleister vorbereiten soll.

7. Fristen, Budget, Verantwortliche

• Wann soll die Website fertig sein, und warum gerade bis dahin?
• Budget oder Spanne.
• Wer trifft auf Ihrer Seite die Entscheidungen, und wie schnell antwortet er?

Bei einem kleinen Projekt antworten Sie kurz: Für jede Frage genügt ein Satz. Prüfen Sie das ausgefüllte Briefing mit der Checkliste unten, sie zeigt, welche Antworten fehlen. Und wenn Sie noch überlegen, welches Website-Format Sie brauchen, beginnen Sie mit dem Artikel Website für Unternehmen erstellen.

Lastenheft Website Beispiel: So sehen die Anforderungen aus

Unten steht ein Beispiel für ein gekürztes Lastenheft eines fiktiven Unternehmens, damit Sie das Detailniveau sehen. Es ist ein Lehrbeispiel, kein echter Kunde.

Projekt: Website für das Innenarchitekturbüro „Muster Studio“

1. Ziel. 15–20 Anfragen im Monat für ein kostenloses Beratungsgespräch aus Suche und Werbung.
2. Zielgruppe. Wohnungseigentümer von 30 bis 50 Jahren in einer Stadt, die überwiegend mit dem Smartphone kommen.
3. Struktur. Startseite, Leistungen (3 Seiten: Wohnungsplanung, Hausplanung, Bauleitung), Portfolio, Über das Büro, Blog, Kontakt.
4. Funktionen. Anfrageformular (Name, Telefon, Objektart), Anfragen gehen per E-Mail und in eine Tabelle; Filter im Portfolio; Blog mit Rubriken; Messenger-Button.
5. Sprachen. Deutsch und Englisch.
6. Design. Hell, ruhig; Logo und Farbpalette liegen vor; Beispielwebsites sind beigefügt.
7. Technische Anforderungen. Mobile Darstellung; gesicherte Verbindung; Seiten laden schnell (Orientierung von Google: Hauptinhalt in 2,5 Sekunden oder schneller); grundlegende SEO-Einrichtung (Titel, Beschreibungen, Sitemap).
8. Rechtliches. Datenschutzerklärung, Cookie-Einwilligung, Impressum. Die Texte prüft der Jurist des Auftraggebers.
9. Etappen und Fristen. Struktur – 2 Tage; Design der Startseite – 3 Tage; Umsetzung – 5 Tage; Befüllung und Prüfung – 3 Tage; Start. Die Frist läuft ab Erhalt der Materialien.
10. Abnahme. Siehe Kriterien unten.

Für ein solches Projekt passt nach unserer Preisliste die Website für Unternehmen für €2.490: bis zu 10 Seiten, Blog, 2 Sprachen und SEO-Einrichtung. Was andere Varianten kosten, steht im Artikel Was kostet eine Website 2026.

So beschreiben Sie die Struktur der Website

Der nützlichste Teil des Lastenhefts ist die Seitenliste. Beschreiben Sie jede Seite in einer Zeile: Name, wozu sie dient, was auf ihr stehen soll. Für ein kleines Unternehmen in Ihrem Land genügt meist dieser Satz:

• Startseite. Wer Sie sind, was Sie anbieten, der Hauptbutton, Belege.
• Leistungen oder Produkte. Eine Seite pro Leistung, die man separat sucht. Das ist für die Suche wichtig.
• Über das Unternehmen. Team, Geschichte, Firmenangaben: Diese Seite sehen sich Banken und Partner an.
• Fallstudien oder Portfolio. Nur echte Arbeiten.
• Blog. Nützliche Artikel zu den Fragen der Kunden.
• Kontakt. E-Mail, Telefon, Anschrift, Formular, Karte.
• Rechtsseiten. Datenschutzerklärung, Bedingungen, Cookies, in Deutschland, Österreich und der Schweiz zusätzlich das Impressum.

Wissen Sie nicht, was hineingehört, schauen Sie sich die Wettbewerber an und fragen Sie sich, welche Fragen des Kunden jede Seite beantwortet. Streichen Sie Überflüssiges: Weniger Seiten bedeuten schnelleren Start und niedrigeren Preis. Wie das mit der Wahl von Baukasten oder Plattform zusammenhängt, steht im Artikel Baukasten oder Eigenentwicklung.

Technische und rechtliche Anforderungen, die ins Lastenheft gehören

Auch wenn Sie sich mit Technik nicht auskennen, sollten einige Punkte ins Lastenheft. Sie schützen Sie vor einer „schönen, aber nicht funktionierenden“ Website.

1. Mobile Version. Die Website muss auf dem Smartphone gut aussehen und funktionieren.
2. Geschwindigkeit. Google orientiert sich an den Core Web Vitals: Der Hauptinhalt soll in 2,5 Sekunden oder schneller laden (LCP), die Seite schnell auf Klicks reagieren (INP höchstens 200 Millisekunden) und beim Laden nicht „springen“ (CLS höchstens 0,1). Schreiben Sie das als Ziel auf, nicht als Pflicht des Dienstleisters, die Zahlen auf jedem Smartphone zu garantieren.
3. Sicherheit. Gesicherte Verbindung (HTTPS), Spamschutz für Formulare, Zugänge mit Zwei-Faktor-Schutz.
4. Rechtsseiten. Welche in Ihrem Land nötig sind. Für Websites in der EU sind das meist Datenschutzerklärung, Cookie-Einwilligung und Firmenangaben, in Deutschland und Österreich zusätzlich das Impressum. Texte auf Vorlagenbasis muss Ihr Jurist prüfen.
5. Eigentum. Domain, Code und Konten laufen auf Sie; nach dem Start erhalten Sie alle Zugänge.
6. Editor. Welche Texte und Blöcke Sie selbst ändern.
7. Web-Analyse. Was gezählt wird: Anfragen, Quellen, Ziele.

Zu SEO-Anforderungen müssen Sie nicht ausführlich schreiben. Es genügt, einzigartige Titel und Beschreibungen der Seiten, verständliche Adressen, eine Sitemap und die Anbindung der Search Console zu verlangen (ein kostenloser Google-Dienst, der zeigt, wie die Website in der Suche erscheint). Platzierungen in der Suche schreiben Sie nicht als Verpflichtung auf: Ehrlicherweise kann sie niemand garantieren.

Abnahmekriterien: Wann die Website als fertig gilt

Die Abnahme ist der Moment, in dem Sie „abgenommen“ sagen und die letzte Etappe bezahlen. Damit sie nicht in endlosen Korrekturen endet, schreiben Sie vorab auf, was „fertig“ heißt.

• Alle Seiten der Liste sind angelegt und erreichbar.
• Die Website sieht auf Smartphone, Tablet und Computer in aktuellen Browsern korrekt aus.
• Das Formular sendet die Anfrage an Sie, und der Kunde erhält eine Bestätigung. Mit einer Testanfrage geprüft.
• Rechtsseiten sind vorhanden, Firmenangaben angegeben.
• Geschwindigkeitswerte liegen innerhalb der Ziele aus dem Lastenheft (Prüfung mit PageSpeed Insights).
• Die Web-Analyse erfasst Ziele, die Search Console ist angebunden.
• Zugänge sind an Sie übergeben, Domain und Konten laufen auf Sie.
• Es gibt eine kurze Anleitung, wie Sie Texte und Fotos ändern.

Und noch zwei Regeln: wie viele Korrekturrunden im Preis enthalten sind (bei uns zum Beispiel zwei Runden bei der Visitenkarten-Website) und was als Korrektur und was als neue Aufgabe gilt. Neue Aufgaben legen Sie besser als eigene Module an, statt das ursprüngliche Lastenheft aufzublähen. Wie wir die Arbeit in Schritten organisieren, steht auf der Seite So arbeiten wir.

Fünf Fehler in Briefing und Lastenheft

1. „Machen Sie es schön.“ Ohne Beispiele und Kriterien lässt sich das nicht prüfen. Bringen Sie drei Websites mit, die Ihnen gefallen, und erklären Sie, warum.
2. Kein Ziel. „Wir brauchen eine Website wie alle“ ist keine Aufgabe. Eine Aufgabe ist: „Ich möchte 20 Anfragen im Monat bekommen.“
3. Alle Seiten auf einmal. Beginnen Sie mit dem Wichtigsten, den Rest ergänzen Sie nach dem Start.
4. Materialien „später“. Texte und Fotos verzögern ein Projekt am stärksten. Bereiten Sie sie vor dem Start vor oder bestellen Sie sie separat.
5. Kein Verantwortlicher. Wenn auf Ihrer Seite fünf Personen entscheiden, kommt das Projekt nicht voran. Benennen Sie eine Person.

Kommen Ihnen alle fünf Punkte bekannt vor, ist das nicht schlimm: Der Dienstleister stellt Rückfragen. Aber je besser das Briefing vorbereitet ist, desto weniger zahlen Sie für Umbauten.

Ein gesonderter Rat zur Sprache des Dokuments. Schreiben Sie so, wie Sie sprechen: „Auf der Startseite muss ein Button ‚Termin vereinbaren‘ stehen, der ein Formular mit drei Feldern öffnet.“ Einen solchen Satz kann man nicht doppeldeutig verstehen. Der Satz „eine bequeme und moderne Startseite“ überlässt dem Dienstleister die Entscheidung für Sie, und später streiten Sie darüber, was gemeint war. Je konkreter die Formulierung, desto einfacher die Abnahme und desto weniger Korrekturen.

Was Sie in Ihrer Situation wählen sollten

• Wenn die Website dringend in 24 Stunden gebraucht wird, genügt ein vereinfachter Fragebogen: Unternehmen, Tätigkeit, Kontakt, Firmenangaben, Domain. Den Rest klären wir selbst. Das ist die „Website in 24 Stunden“ für €599.
• Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und eine Website mit 5–10 Seiten brauchen, füllen Sie das Briefing nach der Vorlage oben aus, das dauert ein bis zwei Stunden. Ein vollständiges Lastenheft ist nicht nötig.
• Wenn Sie eine Website für eine lokale Leistung in Ihrer Stadt erstellen, ergänzen Sie im Briefing Karte, Adressen, Öffnungszeiten und Kundenbewertungen.
• Wenn Sie Kundenbereiche, Zahlung und Schnittstellen brauchen, schreiben Sie das Lastenheft besser nicht selbst. Buchen Sie eine Architektursession: Am Ende stehen Produktkarte und Kostenvoranschlag, die in jedem Fall bei Ihnen bleiben.

Ist das Briefing fertig, wählen Sie den Dienstleister und vergleichen die Angebote anhand desselben Dokuments: So sieht man, wer sich wirklich in Ihre Aufgabe eingearbeitet hat.