SaaS erstellen: Schritte, Kosten, Fehler

Was ist SaaS, einfach erklärt

SaaS (englisch „Software as a Service“, „Software als Dienstleistung“) ist ein Dienst, den Menschen über den Browser oder eine App nutzen und für den sie ein Abo zahlen: monatlich oder jährlich. Sie verkaufen kein Programm einmalig, sondern dauerhaften Zugang. Beispiele aus dem Alltag: Online-Buchhaltung, ein Terminsystem für Kunden, eine Plattform für Newsletter. Der Kunde braucht keine Installation und keine Server, Sie erhalten regelmäßige Einnahmen.

Wichtig ist, SaaS von einer gewöhnlichen Website mit Kundenkonto zu unterscheiden. Eine Website erzählt von Ihrer Leistung, ein SaaS ist die Leistung selbst: Der Mensch kommt, erledigt im Dienst seine Arbeit und zahlt für die Möglichkeit dazu. Deshalb hat ein SaaS immer vier Pflichtteile: Anmeldung und Kundenbereiche, Tarife mit Bezahlung, erste Schritte eines neuen Kunden und einen Inhaberbereich, in dem man sieht, wie viele Kunden und wie viel Geld es gibt.

Wann SaaS eine gute Idee ist

• Sie haben eine wiederkehrende Aufgabe, für die Menschen schon mit Geld oder Zeit zahlen: von Hand, in Tabellen, über Dienstleister.
• Sie wissen genau, wer der Kunde ist und was ihn an bestehenden Lösungen stört.
• Das Produkt lässt sich vielen Kunden verkaufen, ohne es für jeden einzeln anzupassen.

Wann SaaS nicht nötig ist

Wollen Sie Prozesse nur innerhalb Ihres eigenen Unternehmens automatisieren, brauchen Sie kein SaaS, sondern einen internen Dienst oder ein CRM. Ist die Leistung im Kern Beratung und jeder Kunde einzigartig, zahlt Ihnen niemand ein Software-Abo. In solchen Fällen ist es ehrlicher, mit einer minimalen Produktversion (MVP) zu beginnen oder zu entscheiden, ob Sie ein eigenes System brauchen.

SaaS erstellen: Etappen von der Idee zu den ersten Kunden

Unten die Reihenfolge, die für die meisten Dienste funktioniert. Sie deckt sich damit, wie wir Projekte führen: Für den Kunden sind das acht verständliche Schritte, intern ein vollständiger Ingenieurzyklus.

1. Kunden und Aufgabe beschreiben. Ein Satz: „Für wen machen wir was und anstelle wovon“. Gelingt der Satz nicht, ist es zu früh für Code. Sprechen Sie mit fünf bis zehn möglichen Kunden und fragen Sie, wie sie die Aufgabe heute lösen und wie viel sie dafür ausgeben.
2. Die minimale erste Version wählen. Hinein gehört nur, was der Kunde braucht, um ein Ergebnis zu bekommen. Alles andere kommt auf die Liste „später“. Was ein MVP ist, haben wir in „Was ist ein MVP und was kostet er“ ausführlich beschrieben.
3. Die Produktkarte zeichnen. Welche Rollen gibt es (Kunde, seine Mitarbeiter, Sie), welche Seiten und Daten, was hängt womit zusammen, welche Dienste binden wir an (Bezahlung, E-Mail, Kundenprüfung)? Das ist die Architektursession, dazu unten mehr.
4. Das Design zeigen und die Basis bauen. Anmeldung, Kundenbereiche, Rollen, Verwaltungsbereich, E-Mails. Das braucht jeder Dienst gleichermaßen, deshalb ist dieser Teil bei uns fertig und wird nicht von null geschrieben.
5. Tarife, Bezahlung und erste Schritte des Kunden ergänzen. Hier wird das Produkt zum SaaS: Der Mensch registriert sich, wählt einen Tarif, zahlt und erhält ohne Ihr Zutun Zugang.
6. Prüfen und für die ersten Kunden starten. Tests, Sicherheit, mobile Bildschirme, Testzahlungen und E-Mails. Start für 5–20 lebende Kunden, nicht für „alle auf einmal“.
7. Auf die Daten schauen und entscheiden. Wer hat bis zur Bezahlung durchgehalten, wer ist gegangen und warum? Erst danach entscheiden Sie, was Sie weiterentwickeln.

Überspringen Sie die Schritte 1–2 nicht. Die teuersten Fehler bei SaaS passieren nicht im Code, sondern dort, wo das Team einen Dienst gebaut hat, den niemand verlangt hat. Die Website des Dienstes und die Tarifseite macht man am einfachsten separat als Landingpage, um schon vor Fertigstellung des Produkts Anfragen zu sammeln.

SaaS Entwicklung: Was kostet ein SaaS?

Den genauen Preis eines SaaS kann man ehrlicherweise nicht vor der Beschreibung des Produkts nennen: Er hängt von der Zahl der Rollen, Zahlungen, Anbindungen an andere Systeme ab und davon, ob der Dienst „Unternehmen mit eigenen Bereichen“ oder einzelne Personen bedient. Deshalb verkaufen wir komplexe Systeme über eine Architektursession für €3.500 (2–3 Wochen). Ihr Ergebnis sind Produktkarte, Kostenschätzung und Plan der ersten Version. Der Betrag wird auf das Projekt angerechnet, und die Karte bleibt in jedem Fall bei Ihnen, auch wenn Sie das Produkt nicht mit uns bauen.

Woraus sich der Preis bei uns zusammensetzt

Die Summe ab €44.900 (Basis €17.900 plus SaaS-Modus €27.000, Tarife und Bezahlung der Unternehmen sind schon enthalten) ist ein Richtwert für einen Dienst, dessen Kunden Unternehmen mit Teams sind. Sind Ihre Kunden einzelne Personen, braucht man den Modus „viele Unternehmen“ nicht, und Basis plus Abos kosten ab €24.800 (Plattform und Abos werden zu einem Paket „Abos und Club“ zusammengefasst). Das ist ein erheblicher Unterschied, deshalb lautet die erste Frage in der Session immer: Wer zahlt, ein Mensch oder ein Unternehmen?

Was nicht im Preis enthalten ist

Domain und Drittdienste zahlen Sie direkt, wir schlagen nichts auf. Zum Start kann die Infrastruktur €0 kosten: Hosting, Datenbank und E-Mail nutzen kostenlose Tarife. Die haben aber Grenzen: Bei der kostenlosen Datenbank „schläft“ das Projekt nach einer Woche ohne Aktivität ein, und beim E-Mail-Dienst ist die Zahl der Nachrichten begrenzt. Wächst der Dienst aus den Grenzen heraus, sagen wir rechtzeitig, welcher Tarif nötig ist und was er kostet.

Wie Sie Angebote von Agenturen in Ihrem Land richtig vergleichen, lesen Sie in „Webagentur finden und die richtige auswählen“.

SaaS-Preismodelle: So verdienen Sie am Abo

Das Preismodell ist die Regel, nach der der Kunde zahlt. Man muss es vor der Entwicklung wählen, denn von ihm hängen Tarife, Billing (Berechnung und Abbuchung der Zahlungen) und sogar die Datenstruktur ab. Die wichtigsten Varianten:

• Pauschales Abo. Ein Tarif, ein Preis im Monat. Am einfachsten zu erklären und zu starten. Passt, wenn alle Kunden den Dienst ungefähr gleich nutzen.
• Tarife nach Stufen. Zum Beispiel „Start“, „Team“, „Business“ mit unterschiedlichem Funktions- und Limitumfang. Das häufigste Modell: Der Kunde wählt selbst, wofür er zahlt.
• Bezahlung pro Nutzer. Der Preis wird mit der Zahl der Mitarbeiter des Kunden multipliziert. Der Umsatz wächst mit dem Kunden, doch Kunden können sparen, indem sie weniger Personen hinzufügen.
• Bezahlung nach Nutzung. Bezahlt wird nach Volumen: Anfragen, E-Mails, Prüfungen, Gigabyte. Fair für den Kunden, aber der Umsatz lässt sich schwerer vorhersagen.
• Kombination. Basis im Abo plus Aufpreis für Volumen über dem Limit.

Wie Sie das Modell wählen

Fragen Sie sich, wofür der Kunde wirklich zahlen will und was bei ihm wächst, wenn der Nutzen wächst. Hängt der Nutzen von der Zahl der Mitarbeiter ab, nehmen Sie „pro Nutzer“. Hängt er von der Zahl der Vorgänge ab, „nach Nutzung“. Ist es unklar, beginnen Sie mit zwei, drei Tarifen und einer Prüfung: Welchen wählen die Kunden am häufigsten? Tarife lassen sich in einem gut gebauten Billing ändern, ohne den Dienst umzubauen.

Rechnen Sie den Umsatz nach Monaten

Der Rechner unten zeigt, wie sich der Abo-Umsatz zusammensetzt (MRR, der monatlich wiederkehrende Umsatz): wie viele Kunden Sie pro Monat gewinnen, wie viele gehen und wann der Dienst die Entwicklung wieder einspielt. Die Zahlen darin sind Ihre Annahmen, keine Prognose: Setzen Sie ein, was Sie aus Gesprächen mit Kunden wissen. Am häufigsten irrt man sich bei der Abwanderung: Schon ein kleiner Prozentsatz abgewanderter Kunden pro Monat verschiebt die Amortisation deutlich.

Woraus ein SaaS besteht: was vom ersten Tag an da sein muss

Manches ist am Anfang billig einzuplanen und später sehr teuer umzubauen. Dabei geht es nicht um Aufwendigkeit, sondern um das Fundament.

Trennung der Kundendaten

Sind Ihre Kunden Unternehmen, bedient ein Dienst viele, und die Daten jedes einzelnen müssen getrennt sein. Das nennt man Mehrmandanten-Architektur (Tenant heißt „Mieter“, also ein Kunden-Unternehmen). Einfach gesagt: Jeder sieht nur das Seine. In unserem Stack wird das über Regeln in der Datenbank (RLS) gelöst und vom ersten Tag an eingeplant. Die Trennung der Kunden ist eines der Grundthemen im „Well-Architected“-Leitfaden für SaaS von Amazon Web Services (Link in der Quellenliste unten): Es ist eine eigene Architekturaufgabe und kein Nebeneffekt der Anmeldung.

Billing

Tarife, automatische Abbuchung, Rechnungen, Gutscheincodes, was bei Nichtzahlung passiert. Der Zahlungsdienst übernimmt den Geldempfang, aber die Logik „welcher Tarif, was ist verfügbar, wann wird verlängert“ muss im Produkt gebaut werden. Den Vertrag mit dem Zahlungsdienst schließen Sie selbst ab, wir richten die Anbindung ein.

Erste Schritte eines neuen Kunden

Das Onboarding (das Kennenlernen des Dienstes) entscheidet, ob ein Mensch zum zahlenden Kunden wird. Ein kurzer Weg von der Registrierung zum ersten Ergebnis ist wichtiger als zehn zusätzliche Funktionen.

Inhaberbereich

Wie viele Kunden, wer zahlt, wer ist gegangen, wie viel Geld im Monat. Ohne das steuern Sie den Dienst blind.

Sicherheit und E-Mails

Schutz der Formulare vor Spam, Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihr Team, Sicherungskopien der Datenbank, E-Mails von Ihrer Domain. Das ist Standard, keine Option.

Module statt Neubau: wie ein SaaS in Teilen wächst

Der häufigste Fehler beim Auftrag für ein SaaS ist der Versuch, gleich alles „wie die Großen“ zu bauen. Das Budget fließt in ungeprüfte Funktionen, und der Start verschiebt sich um ein Jahr. Das richtige Schema ist ein anderes: Basis plus Module. Zuerst startet der Kern, der die Hauptaufgabe löst, und neue Möglichkeiten werden als einzelne Module zugeschaltet, wenn Kunden gezeigt haben, dass sie gebraucht werden.

Wie das in Euro aussieht: Mobile App, Lernbereich, Club und Community, Ränge, Partnerprogramm, erweiterter Verwaltungsbereich – jedes Modul hat seinen Preis und seine Dauer. Sie kaufen nur, was jetzt nötig ist. Schalten Sie drei Module und mehr zu, gilt bei uns ein Rabatt von 10 % auf alles. Sie zahlen nicht für Ungenutztes und bauen die Basis nicht um, wenn das Produkt wächst.

Warum das günstiger ist als Umschreiben

Ist die Basis mit Reserve gebaut (Rollen, Rechte, Kundenverwaltung, Bezahlung, E-Mails), schließt sich ein neues Modul wie ein Baustein an. Wurde dagegen zuerst eine „kleine Website für ein Szenario“ gebaut, müssen beim Wachstum Daten, Anmeldung und Rechte umgebaut werden: faktisch ein zweites Projekt. Einen solchen Ansatz haben wir in Projekten auf der Plattform für Kurse, Abos und Club angewandt; Beispiele stehen im Bereich Fallstudien.

Über dasselbe Prinzip bei Websites lesen Sie in „Homepage-Baukasten oder individuelle Website“. Und wenn eine mobile Version geplant ist, sehen Sie, was die App-Entwicklung kostet und ob sie gleich nötig ist: Oft genügt zunächst eine Web-Version, die sich auf dem Handy bequem öffnen lässt.

Typische Fehler beim Erstellen eines SaaS

• Alles auf einmal bauen. Zwanzig Funktionen statt einer wichtigen. Lösung: MVP und eine Liste „später“.
• Vor der Entwicklung nicht mit Kunden sprechen. Sie bauen, was Ihnen gefällt. Lösung: zehn Gespräche und Voranmeldungen auf einer Landingpage.
• Die Bezahlung nicht einplanen. „Erst mal kostenlos, später ergänzen wir es“ wird zum Umbau. Lösung: Tarife und Billing in der ersten Version, und sei es nur ein Tarif.
• Die Abwanderung ignorieren. Kunden zu gewinnen ist teuer, sie zu halten günstiger. Lösung: ab dem ersten Monat schauen, wer geht und warum.
• Das Produkt nicht besitzen. Der Code liegt beim Anbieter, die Domain in seinem Konto. Lösung: Repository, Domain und Dienste laufen auf Sie, wir arbeiten über Einladungen.
• Kunden Fristen versprechen, bevor sie bekannt sind. Die Frist der ersten Version wird im Plan nach der Architektursession genannt, nicht davor.
• Das Marketing vergessen. Auch ein ausgezeichneter Dienst wird nicht von selbst gefunden. Planen Sie Budget und Zeit für die Vermarktung ein, zum Beispiel SEO: Es wirkt über Monate, nicht über Tage.

Sind Sie nicht sicher, ob Sie für die Entwicklung Ihres Produkts bereit sind, schreiben Sie uns über die Seite Kontakt: Wir besprechen Ihre Idee und zeigen die ersten Schritte.

Was Sie in Ihrer Situation wählen sollten

Konkrete Hinweise nach Szenarien:

• Wenn Sie nur eine Idee und keine Kunden haben. Bestellen Sie noch keine Entwicklung. Bauen Sie zuerst eine Landingpage mit Beschreibung und Voranmeldeformular, sprechen Sie mit Kunden und gehen Sie erst dann in die Architektursession.
• Wenn es erste Kunden gibt, die manuell zahlen (per Rechnung, Überweisung). Für Sie passt die Architektursession für €3.500 und danach die Basis mit Abos. Sie wissen schon, wofür gezahlt wird, und das ist das Wichtigste.
• Wenn die Kunden Unternehmen mit Teams sind. Sie brauchen den SaaS-Modus mit Datentrennung und Tarifen pro Nutzer; planen Sie ab €44.900 und eine Dauer ab drei Monaten ein.
• Wenn die Kunden einzelne Personen sind. Die Basis mit Abos genügt: Das ist deutlich günstiger, und den Modus „Unternehmen“ können Sie später als Modul ergänzen.
• Wenn das Budget unter €20.000 liegt. Bauen Sie eine gewöhnliche Website mit Formular und betreuen Sie die ersten Kunden manuell. Auch das prüft die Nachfrage. Für die erste Prüfung von Preis und Nachfrage eignet sich auch eine Quiz-Landingpage.
• Wenn Sie schon ein internes Werkzeug haben. Beschreiben Sie es in der Session: Oft lässt es sich zum Produkt machen, ohne es von null neu zu schreiben.

In allen Fällen gilt: Sprechen Sie vorher mit uns, wir zeigen Schwachstellen bei Geschäft, Team, Markt und Budget und nennen die ersten Schritte. Die Auswahl eines Anbieters für ein solches Projekt ist ein eigenes großes Thema; die Checkliste haben wir in „Webagentur finden und die richtige auswählen“ zusammengestellt. Der Ansatz ist in jedem Land derselbe: erst die Produktkarte, dann die Entwicklung.

Vergessen Sie die rechtliche Seite nicht: Nutzungsvereinbarung, Datenschutzerklärung und Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO für Kunden aus der EU) prüft Ihr Anwalt. Wir liefern Vorlagen, aber keine Rechtsgutachten.