Como comparar orçamentos de sites e propostas de desenvolvimento

Por que não se podem comparar propostas só pelo preço

Pediu propostas a vários estúdios e recebeu três documentos: de US$ 2.090, de US$ 3.590 e de US$ 5.290. Dá vontade de ficar com o valor médio ou com o mais barato, mas a diferença de preço raramente quer dizer «mais caro» ou «mais barato»; quer dizer que em cada valor está incluída uma coisa diferente. Um fornecedor conta design, textos e correções, outro apenas a programação da página. Um inclui três meses de suporte, outro nem o menciona.

Por isso, primeiro é preciso levar as propostas a um denominador comum e só depois compará-las. Este artigo trata do segundo passo do processo. O primeiro passo, escolher a quem pedir propostas, está no artigo como escolher uma agência web sem se enganar: lá encontra a lista de perguntas antes do contrato e os sinais de alerta. Aqui se parte do princípio de que já tem as propostas à mão.

A forma mais segura de as tornar comparáveis é enviar a todos o mesmo documento de requisitos. Para um site, é o briefing do artigo briefing e documento de requisitos de um site; para um aplicativo, o modelo do artigo documento de requisitos de um aplicativo para celular. Se não houve documento, não faz mal: abaixo mostramos como juntar numa só tabela até propostas de formatos diferentes.

Como comparar propostas de desenvolvimento: tabela de 10 linhas

Monte uma tabela: os fornecedores nas colunas, as perguntas nas linhas. Para cada proposta, procure a resposta a cada pergunta. Se o documento não a tiver, escreva «não indicado» e pergunte depois ao fornecedor. Uma célula vazia também é informação.

Depois de preencher, vai ver quase sempre que «três propostas por valores diferentes» se transformaram em três produtos diferentes. Agora pode nivelá-las: peça ao fornecedor mais barato que orce os pontos em falta e ao mais caro que mostre de que se compõe a diferença. Um bom estúdio responde com calma e ponto por ponto.

Como avaliar propostas de desenvolvimento: critérios, pesos e notas

Quando o escopo está nivelado, ajuda o método da avaliação ponderada, muito usado na escolha de fornecedores em compras. A ideia é simples. Escolha 6–10 critérios, dê a cada um um peso (a importância que tem para você: 1, 2 ou 3) e atribua a cada fornecedor uma nota de 1 a 5. Multiplique a nota pelo peso e some. Você fica com um número que reflete as suas prioridades, e não a opinião «a olho» de alguém.

Que critérios tomar

• Experiência no seu nicho (peso 3): projetos semelhantes que se possam abrir.
• Clareza do escopo do trabalho (peso 3): se percebe o que está incluído e o que não está.
• Propriedade do resultado (peso 3): domínio, código e contas ficam em seu nome.
• Prazos e plano de fases (peso 2): realistas e detalhados.
• Suporte e correções depois do lançamento (peso 2).
• Segurança e dados (peso 2): como estão protegidos os formulários, os acessos e os backups.
• Comunicação (peso 2): com que rapidez e objetividade respondem antes de assinar o contrato.
• Exemplos verificáveis e depoimentos (peso 2).

Altere os pesos a seu gosto. Se precisa de um site para um banco em 24 horas, o peso do prazo pode ser 3. Se o projeto é para anos, o peso do suporte sobe. O essencial é decidir os pesos com você antes de ver o resultado; de outra forma, os pesos se ajustam ao fornecedor preferido.

O preço fica de propósito fora desta lista. Compara-se melhor à parte: «quantos dólares paga por cada ponto». Esse é o indicador principal, em vez de «simplesmente o mais barato».

Exemplo de cálculo e calculadora de comparação

Tomemos um exemplo hipotético: não são propostas reais, é uma ilustração. Três fornecedores propuseram US$ 2.090, US$ 3.590 e US$ 5.290. Depois de avaliados pelos critérios acima, obtiveram, digamos, 3,1, 4,1 e 4,2 pontos em 5 (média ponderada das notas, como na calculadora abaixo).

O que se vê aqui. O fornecedor C é o melhor em pontos, mas a diferença de 0,1 ponto para o B custa US$ 1.700: o sobrecusto por cada ponto adicional é enorme. O fornecedor A é o mais barato, mas os seus 3,1 pontos significam que a proposta tem pontos fracos que, muito provavelmente, vai pagar mais tarde. Muitas vezes a escolha sensata é o B, mas só se os seus pesos refletirem de fato as prioridades.

Na calculadora abaixo, informe os preços e as notas das três propostas. Ela mostra a pontuação ponderada, a posição, o preço por ponto e avisa se o preço mais baixo coincidir com a pontuação mais baixa. Pode editar os nomes dos fornecedores, e os critérios e pesos da calculadora vêm da lista acima: se as suas prioridades forem outras, leve isso em conta ao atribuir as notas.

Custos escondidos: o que ver além do valor do contrato

Dois orçamentos do mesmo valor podem custar coisas muito diferentes daqui a um ano. Verifique quatro pontos.

• Assinaturas e serviços. Domínio, e-mail pago, base de dados, serviço de envios, rede neural para bots. Você paga diretamente ou por meio do fornecedor, com margem? Conosco, o domínio e as assinaturas de terceiros se pagam diretamente pelo cliente, conforme o uso, sem margem, e no início muitos serviços funcionam em planos gratuitos.
• Preço das alterações. Tarifa por hora, pacote de horas ou ilimitado para texto. Pergunte o que se considera «correção» e o que é «funcionalidade nova».
• Suporte. É obrigatório? O que inclui (atualizações, backups, monitoramento)? Pode ser dispensado? Conosco, a manutenção de sites é opcional, em pacotes a partir de US$ 59 por mês.
• Saída. O que acontece se quiser mudar de fornecedor: recebe o código-fonte, os acessos e a documentação?

Impostos e pagamentos obrigatórios no seu país: confirme com um contador, pois não entram em nenhum orçamento de fornecedor. Para sites, convém também olhar para o prazo de posse: compare o que compensa mais em três anos, uma plataforma pronta com assinatura ou um desenvolvimento com pagamento único. Há uma análise com calculadora no artigo construtor de sites ou site sob medida, e as referências de preços de mercado estão no artigo quanto custa um site.

O preço mais baixo: quando é normal e quando não

Um preço baixo, por si só, não é motivo de suspeita. O fornecedor pode ter menos custos gerais, soluções já prontas, ou pegar uma tarefa em que já tem experiência. É suspeito o preço baixo combinado com uma proposta vaga. Verifique pela lista, sobretudo se escolhe um fornecedor na sua cidade e quer se reunir pessoalmente.

• No documento não há seção «o que não está incluído», mas há muitas generalidades como «design moderno e adaptável».
• O prazo é duas ou três vezes mais curto do que o dos outros e não se explica à custa de quê.
• O fornecedor não está disposto a registrar o domínio e as contas em seu nome ou não diz onde ficará hospedado o projeto.
• Pedem o valor todo adiantado, sem fases.
• Respondem às perguntas com frases genéricas ou fora de prazo.

Se pelo menos um dos cinco pontos se confirmar, faça perguntas por escrito a todos os fornecedores ao mesmo tempo e compare as respostas. A rapidez e a concretização da reação antes de assinar o contrato costumam prever bem como correrá o projeto. Quando o fornecedor diz com transparência o que está e o que não está incluído no preço e, ainda assim, o preço é baixo, é simplesmente uma boa proposta.

O inverso também é verdade: um preço alto não garante qualidade. Peça que expliquem de que se compõe. Se a resposta se resumir a «é assim que calculamos», é um sinal.

Como decidir quando as pontuações são quase iguais

Às vezes os dois primeiros diferem em 2–3 pontos. Nesse caso, três formas ajudam a tirar a dúvida sem pagar a mais pelo «melhor».

1. Videochamada com a equipe. Fale 30 minutos com quem vai fazer o projeto, e não só com o comercial. Peça que reformulem a sua tarefa com as palavras deles: logo se vê se entenderam.
2. Verificação de links. Abra no celular 2–3 projetos deles num nicho semelhante. Veja a velocidade, os formulários, as páginas legais. Se puder, pergunte ao dono do projeto como correu o trabalho.
3. Uma pequena fase paga. Em vez de assinar logo um contrato grande, encomende um trabalho bem delimitado: um protótipo, o mapa do produto ou a primeira página. Para sistemas complexos é assim que nós mesmos trabalhamos: a sessão de arquitetura por US$ 3.890 dá o mapa do produto e o orçamento, o valor é abatido do projeto e o mapa fica com você em qualquer caso. Pode entregá-lo a outro estúdio para comparar.

Mais sobre as perguntas a fazer ao fornecedor e as condições do contrato encontra na descrição de como trabalhamos e no artigo já referido sobre a escolha do estúdio. Exemplos de projetos concluídos estão na página de casos de sucesso.

O que escolher na sua situação

• As propostas diferem muito no preço. Nivele o escopo pela tabela de 10 linhas e recalcule o preço por ponto. Muitas vezes a diferença quase desaparece.
• Todas têm um valor parecido. Oriente-se pela propriedade do resultado, pelo suporte e pela experiência no seu nicho. São coisas que só descobre tarde demais se não perguntar agora.
• Uma proposta é claramente mais barata do que as outras. Faça ao fornecedor perguntas por escrito sobre «o que não está incluído» e sobre o registro dos acessos em seu nome. Uma boa resposta torna a proposta forte.
• Só há uma proposta. Obtenha pelo menos mais uma, para ter com que comparar. Há referências de preços gratuitas nos artigos sobre o custo de sites e de aplicativos.
• Precisa urgentemente de um site para ser avaliado por um banco. Então prazo e clareza são o mais importante. O site em 24 horas custa a você US$ 659, e a contagem começa quando temos o briefing, os materiais e o acesso ao domínio.
• O projeto é complexo, plataforma ou aplicativo. Não compare orçamentos às cegas: fixe primeiro os requisitos, de preferência com uma sessão de arquitetura.

Se ainda está escolhendo o formato e o orçamento no seu país, faça o quiz «Está pronto para desenvolver o seu produto?»: 17 perguntas, uma análise personalizada e um desconto no desenvolvimento, com um código promocional que lhe chega por e-mail (exceto no «Site em 24 horas»). Ajuda a definir quais os critérios mais importantes para você e que dimensão de projeto é realista.