Jak porównać oferty na stronę internetową i wybrać wykonawcę

Dlaczego nie wolno porównywać ofert tylko po cenie

Poprosiłeś kilka firm o oferty i dostałeś trzy dokumenty: na 1 900 €, na 3 200 € i na 4 800 €. Kusi, żeby wziąć środkową albo najtańszą, ale różnica w cenie zwykle nie mówi „drożej” i „taniej”, tylko że w każdą cenę wliczono co innego. Jeden wykonawca liczy projekt graficzny, teksty i poprawki, drugi tylko wykonanie strony. Jeden obejmuje wsparcie na trzy miesiące, drugi w ogóle o nim nie wspomina.

Dlatego najpierw trzeba sprowadzić oferty do wspólnego mianownika, a dopiero potem je porównywać. Ten artykuł dotyczy drugiego kroku procesu. Pierwszy krok, czyli wybór, kogo w ogóle zapytać, opisuje artykuł jak wybrać agencję tworzącą strony internetowe i uniknąć błędów: jest tam lista pytań przed umową i sygnały ostrzegawcze. Tutaj zakładamy, że oferty masz już w ręku.

Najpewniejszy sposób, żeby były porównywalne, to wysłać wszystkim ten sam dokument z wymaganiami. Dla strony jest to brief z artykułu brief i zakres prac na stronę internetową, dla aplikacji wzór z artykułu o specyfikacji aplikacji mobilnej. Jeśli dokumentu nie było, nic się nie stało: niżej pokażemy, jak zebrać w jedną tabelę nawet oferty o różnej formie. Sprawdź też na wstępie, czy wszystkie kwoty są podane w tej samej konwencji (netto czy brutto z VAT), bo to najprostsze źródło pozornej różnicy.

Porównanie ofert na stronę internetową: tabela z 10 wierszy

Załóż tabelę: wykonawcy w kolumnach, pytania w wierszach. Dla każdej oferty znajdź odpowiedź na każde pytanie. Jeśli w dokumencie jej nie ma, wpisz „nie podano” i później zadaj pytanie wykonawcy. Pusta komórka to też informacja.

Po wypełnieniu prawie zawsze zobaczysz, że „trzy oferty za różne pieniądze” zamieniły się w trzy różne produkty. Teraz można je wyrównać: poproś najtańszego wykonawcę o wycenę brakujących punktów, a najdroższego o pokazanie, z czego składa się różnica. Dobra firma odpowie spokojnie i punkt po punkcie.

Jak porównać oferty software house: kryteria, wagi i punkty

Gdy zakres prac jest wyrównany, pomaga metoda oceny ważonej, często stosowana przy wyborze dostawców w zamówieniach. Idea jest prosta. Wybierasz 6–10 kryteriów, każdemu dajesz wagę (jak ważne jest dla Ciebie: 1, 2 lub 3) i każdemu wykonawcy stawiasz ocenę od 1 do 5. Ocenę mnożysz przez wagę i sumujesz. Wychodzi liczba, która uwzględnia Twoje priorytety, a nie czyjeś odczucia.

Jakie kryteria wziąć

• Doświadczenie w Twojej branży (waga 3): podobne projekty, które można otworzyć.
• Czytelność zakresu prac (waga 3): wiadomo, co wchodzi, a co nie.
• Własność efektu (waga 3): domena, kod i konta zapisane na Ciebie.
• Terminy i plan etapów (waga 2): realistyczne i rozpisane.
• Wsparcie i poprawki po uruchomieniu (waga 2).
• Bezpieczeństwo i dane (waga 2): jak chronione są formularze, dostępy, kopie.
• Komunikacja (waga 2): jak szybko i konkretnie odpowiadają przed podpisaniem umowy.
• Sprawdzalne przykłady i opinie (waga 2).

Wagi dopasuj do siebie. Jeśli potrzebujesz strony dla banku w jedną dobę, waga terminu może wynosić 3. Jeśli projekt ma trwać latami, wyższa jest waga wsparcia. Najważniejsze, żeby ustalić wagi ze sobą przed zobaczeniem wyniku, inaczej zaczną być dopasowywane do ulubionego wykonawcy.

Ceny w tym zestawie celowo nie ma. Wygodniej porównać ją osobno: „ile euro płacisz za jeden punkt”. To główny wskaźnik zamiast „po prostu najtańszej”. Tę samą metodę zastosujesz, gdy zastanawiasz się, jak porównać wyceny aplikacji.

Przykład obliczeń i kalkulator porównania

Weźmy umowny przykład: to nie są prawdziwe oferty, tylko ilustracja. Trzej wykonawcy zaproponowali 1 900 €, 3 200 € i 4 800 €. Po ocenie według powyższych kryteriów zdobyli, powiedzmy, 3,1, 4,1 i 4,2 punktu na 5 (średnia ważona ocen, jak w kalkulatorze niżej).

Co tu widać. Wykonawca C jest najlepszy punktowo, ale różnica 0,1 punktu względem B kosztuje 1 600 €: dopłata za każdy dodatkowy punkt jest ogromna. Wykonawca A jest najtańszy, ale jego 3,1 punktu oznacza, że w ofercie są słabe miejsca, za które najpewniej dopłacisz później. Rozsądnym wyborem bywa B, ale tylko jeśli Twoje wagi naprawdę odzwierciedlają priorytety.

W kalkulatorze poniżej wpisz ceny i oceny trzech ofert. Kalkulator pokaże średnią ważoną, miejsce, cenę za punkt i ostrzeże, jeśli najniższa cena przypadła na najniższą ocenę. Nazwy wykonawców i ceny możesz zmieniać, a kryteria i wagi w kalkulatorze pochodzą z listy powyżej: jeśli Twoje priorytety są inne, uwzględnij to przy stawianiu ocen.

Ukryte koszty: na co patrzeć poza kwotą w umowie

Dwa kosztorysy o tej samej kwocie mogą po roku kosztować zupełnie inaczej. Sprawdź cztery rzeczy.

• Subskrypcje i usługi. Domena, płatna poczta, baza danych, usługa mailingowa, sieć neuronowa dla botów. Opłacasz je bezpośrednio czy przez wykonawcę z marżą? U nas domenę i zewnętrzne subskrypcje opłaca klient bezpośrednio, według zużycia, bez narzutu, a na starcie wiele usług działa w darmowych planach.
• Cena poprawek. Stawka godzinowa, pakiet godzin lub bez limitu na teksty. Zapytaj, co jest „poprawką”, a co „nową funkcją”.
• Wsparcie. Czy jest obowiązkowe, co obejmuje (aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring) i czy można z niego zrezygnować. U nas opieka nad stronami włącza się opcjonalnie, w pakietach od 49 € miesięcznie.
• Wyjście. Co będzie, jeśli zechcesz zmienić wykonawcę: czy dostaniesz kod źródłowy, dostępy i dokumentację.

Podatki i obowiązkowe opłaty w Twoim kraju omów z księgowym: nie wchodzą w żaden kosztorys wykonawcy. Przy stronach warto też spojrzeć na okres posiadania: porównaj, co opłaca się bardziej przez trzy lata, gotowa platforma z abonamentem czy produkcja z płatnością jednorazową. Rozbiór z kalkulatorem znajdziesz w artykule kreator stron czy strona na zamówienie, a rynkowe punkty odniesienia cen w artykule ile kosztuje strona internetowa.

Najniższa cena: kiedy to normalne, a kiedy nie

Niska cena sama w sobie nie jest powodem do podejrzeń. Wykonawca może mieć mniejsze koszty stałe, gotowe rozwiązania albo brać zadanie, w którym ma wprawę. Podejrzana jest niska cena w połączeniu z mglistą ofertą. Sprawdź według listy, zwłaszcza jeśli wybierasz wykonawcę w Twoim mieście i chcesz się spotkać osobiście.

• W dokumencie nie ma sekcji „co nie wchodzi w cenę”, za to dużo ogólników w rodzaju „nowoczesny responsywny projekt”.
• Termin jest dwa–trzy razy krótszy niż u pozostałych i nie wyjaśniono, dzięki czemu.
• Wykonawca nie chce zarejestrować domeny i kont na Ciebie albo nie mówi, gdzie projekt będzie przechowywany.
• Proszą o całą kwotę z góry, bez etapów.
• Na pytania odpowiadają ogólnikami albo nie odpowiadają w terminie.

Jeśli pasuje choć jeden z pięciu punktów, zadaj pytania doprecyzowujące na piśmie wszystkim wykonawcom jednocześnie i porównaj odpowiedzi. Szybkość i konkretność reakcji przed podpisaniem umowy zwykle dobrze zapowiadają, jak pójdzie projekt. Gdy wykonawca przejrzyście mówi, co wchodzi w cenę, a co nie, i cena jest niska, to po prostu dobra oferta.

Prawdziwe jest też odwrotne: wysoka cena nie jest gwarancją jakości. Poproś o wyjaśnienie, z czego się składa. Jeśli odpowiedź sprowadza się do „tak wyceniamy”, to sygnał ostrzegawczy.

Jak podjąć decyzję, gdy punkty są niemal równe

Czasem dwaj liderzy różnią się o 2–3 punkty. Wtedy pomagają trzy sposoby na zmniejszenie niepewności bez dopłacania za „lepsze”.

1. Rozmowa z zespołem. Porozmawiaj 30 minut z osobami, które będą robić projekt, a nie tylko z handlowcem. Poproś, by własnymi słowami opowiedziały Twoje zadanie: szybko widać, czy je zrozumiały.
2. Sprawdzenie realizacji. Otwórz z telefonu 2–3 ich projekty w podobnej branży. Zobacz szybkość, formularze, strony prawne. Jeśli możesz, zapytaj właściciela projektu, jak przebiegała współpraca.
3. Mały płatny etap. Zamiast od razu podpisywać dużą umowę, zamów jedną jasno ograniczoną pracę: prototyp, mapę produktu albo pierwszą stronę. Przy złożonych systemach sami tak pracujemy: sesja architektoniczna za 3 500 € daje mapę produktu i wycenę, kwota jest zaliczana na poczet projektu, a mapa w każdym wypadku zostaje u Ciebie. Możesz ją przekazać innej firmie do porównania.

Więcej o pytaniach do wykonawcy i warunkach umowy znajdziesz na stronie jak pracujemy i we wspomnianym artykule o wyborze agencji. Przykłady zrealizowanych projektów są na stronie realizacji.

Co wybrać w Twojej sytuacji

• Oferty bardzo różnią się ceną. Wyrównaj zakres prac według tabeli z 10 wierszy i przelicz cenę za punkt. Często różnica prawie znika.
• U wszystkich kwota jest podobna. Kieruj się własnością efektu, wsparciem i doświadczeniem w Twojej branży. O tych rzeczach dowiesz się za późno, jeśli nie zapytasz teraz.
• Jedna oferta jest wyraźnie tańsza od pozostałych. Zadaj jej na piśmie pytania o to, co nie wchodzi w cenę, i o zapisanie dostępów na Ciebie. Dobra odpowiedź robi z oferty mocną propozycję.
• Oferta jest tylko jedna. Zdobądź przynajmniej jeszcze jedną, żeby było z czym porównać. Orientacyjne ceny znajdziesz w artykułach o kosztach stron i aplikacji.
• Potrzebujesz pilnie strony do weryfikacji w banku. Wtedy najważniejsze są termin i jasność. Strona w 24 godziny kosztuje u nas 599 €, a odliczanie zaczyna się, gdy mamy brief, materiały i dostęp do domeny.
• Projekt jest złożony, platforma lub aplikacja. Nie porównuj kosztorysów na ślepo: najpierw ustal wymagania, najlepiej przez sesję architektoniczną.

Jeśli nadal wybierasz format i budżet w Twoim kraju, opisz zadanie w krótkim briefie: odpowiemy, które kryteria są dla takiego projektu najważniejsze i jaki rozmiar projektu jest realistyczny.