Como comparar orçamentos de sites e propostas de desenvolvimento

Porque não se podem comparar propostas só pelo preço

Pediu propostas a vários estúdios e recebeu três documentos: de €1 900, de €3 200 e de €4 800. Apetece ficar com o valor médio ou com o mais barato, mas a diferença de preço raramente quer dizer «mais caro» ou «mais barato»; quer dizer que em cada valor está incluída uma coisa diferente. Um fornecedor conta design, textos e correções, outro apenas a programação da página. Um inclui três meses de suporte, outro nem o menciona.

Por isso, primeiro é preciso levar as propostas a um denominador comum e só depois compará-las. Este artigo trata do segundo passo do processo. O primeiro passo, escolher a quem pedir propostas, está no artigo como escolher uma agência web sem se enganar: lá encontra a lista de perguntas antes do contrato e os sinais de alerta. Aqui parte-se do princípio de que já tem as propostas à mão.

A forma mais segura de as tornar comparáveis é enviar a todos o mesmo documento de requisitos. Para um site, é o briefing do artigo briefing e caderno de requisitos de um site; para uma aplicação, o modelo do artigo caderno de encargos de uma aplicação móvel. Se não houve documento, não faz mal: abaixo mostramos como juntar numa só tabela até propostas de formatos diferentes.

Comparar propostas comerciais de desenvolvimento: tabela de 10 linhas

Monte uma tabela: os fornecedores nas colunas, as perguntas nas linhas. Para cada proposta, procure a resposta a cada pergunta. Se o documento não a tiver, escreva «não indicado» e pergunte depois ao fornecedor. Uma célula vazia também é informação.

Depois de preencher, vai ver quase sempre que «três propostas por valores diferentes» se transformaram em três produtos diferentes. Agora pode nivelá-las: peça ao fornecedor mais barato que orce os pontos em falta e ao mais caro que mostre de que se compõe a diferença. Um bom estúdio responde com calma e ponto por ponto.

Como avaliar propostas de desenvolvimento: critérios, pesos e pontos

Quando o âmbito está nivelado, ajuda o método da avaliação ponderada, muito usado na escolha de fornecedores em compras. A ideia é simples. Escolhe 6–10 critérios, dá a cada um um peso (a importância que tem para si: 1, 2 ou 3) e atribui a cada fornecedor uma nota de 1 a 5. Multiplica a nota pelo peso e soma. Fica com um número que reflete as suas prioridades, e não a opinião «a olho» de alguém.

Que critérios tomar

• Experiência no seu nicho (peso 3): projetos semelhantes que se possam abrir.
• Clareza do âmbito de trabalho (peso 3): percebe-se o que está incluído e o que não está.
• Propriedade do resultado (peso 3): domínio, código e contas ficam em seu nome.
• Prazos e plano de fases (peso 2): realistas e detalhados.
• Suporte e correções após o lançamento (peso 2).
• Segurança e dados (peso 2): como estão protegidos os formulários, os acessos e as cópias de segurança.
• Comunicação (peso 2): com que rapidez e objetividade respondem antes de assinar o contrato.
• Exemplos verificáveis e opiniões (peso 2).

Altere os pesos a seu gosto. Se precisa de um site para um banco em 24 horas, o peso do prazo pode ser 3. Se o projeto é para anos, o peso do suporte sobe. O essencial é decidir os pesos consigo antes de ver o resultado; de outra forma, os pesos ajustam-se ao fornecedor preferido.

O preço fica de propósito fora desta lista. Compara-se melhor à parte: «quantos euros paga por cada ponto». Esse é o indicador principal, em vez de «simplesmente o mais barato».

Exemplo de cálculo e calculadora de comparação

Tomemos um exemplo hipotético: não são propostas reais, é uma ilustração. Três fornecedores propuseram €1 900, €3 200 e €4 800. Depois de avaliados pelos critérios acima, obtiveram, digamos, 3,1, 4,1 e 4,2 pontos em 5 (média ponderada das notas, como na calculadora abaixo).

O que se vê aqui. O fornecedor C é o melhor em pontos, mas a diferença de 0,1 ponto para o B custa €1 600: o sobrecusto por cada ponto adicional é enorme. O fornecedor A é o mais barato, mas os seus 3,1 pontos significam que a proposta tem pontos fracos que, muito provavelmente, vai pagar mais tarde. Muitas vezes a escolha sensata é o B, mas só se os seus pesos refletirem de facto as prioridades.

Na calculadora abaixo, introduza os preços e as notas das três propostas. Ela mostra a pontuação ponderada, a posição, o preço por ponto e avisa se o preço mais baixo coincidir com a pontuação mais baixa. Pode editar os nomes dos fornecedores, e os critérios e pesos da calculadora vêm da lista acima: se as suas prioridades forem outras, tenha-o em conta ao atribuir as notas.

Custos escondidos: o que ver além do valor do contrato

Dois orçamentos do mesmo valor podem custar coisas muito diferentes daqui a um ano. Verifique quatro pontos.

• Subscrições e serviços. Domínio, e-mail pago, base de dados, serviço de envios, rede neuronal para bots. Pagam-se diretamente por si ou através do fornecedor, com margem? Connosco, o domínio e as subscrições de terceiros pagam-se diretamente pelo cliente, conforme o uso, sem margem, e no arranque muitos serviços funcionam em planos gratuitos.
• Preço das alterações. Tarifa por hora, pacote de horas ou ilimitado para texto. Pergunte o que se considera «correção» e o que é «funcionalidade nova».
• Suporte. É obrigatório, o que inclui (atualizações, cópias de segurança, monitorização) e pode recusar-se. Connosco, a manutenção de sites é opcional, em pacotes desde €49 por mês.
• Saída. O que acontece se quiser mudar de fornecedor: recebe o código-fonte, os acessos e a documentação?

Impostos e pagamentos obrigatórios no seu país confirme-os com um contabilista: não entram em nenhum orçamento de fornecedor. Para sites, convém também olhar para o prazo de posse: compare o que compensa mais em três anos, uma plataforma pronta com subscrição ou um desenvolvimento com pagamento único. Há uma análise com calculadora no artigo construtor de sites ou site à medida, e as referências de preços de mercado estão no artigo quanto custa um site.

O preço mais baixo: quando é normal e quando não

Um preço baixo, por si só, não é motivo de suspeita. O fornecedor pode ter menos custos gerais, soluções já prontas, ou pegar numa tarefa em que já tem experiência. É suspeito o preço baixo combinado com uma proposta vaga. Verifique pela lista, sobretudo se escolhe um fornecedor na sua cidade e quer reunir-se pessoalmente.

• No documento não há secção «o que não está incluído», mas há muitas generalidades como «design moderno e adaptável».
• O prazo é duas ou três vezes mais curto do que o dos outros e não se explica à custa de quê.
• O fornecedor não está disposto a registar o domínio e as contas em seu nome ou não diz onde ficará alojado o projeto.
• Pedem o valor todo adiantado, sem fases.
• Respondem às perguntas com frases genéricas ou fora de prazo.

Se coincidir pelo menos um dos cinco pontos, faça perguntas por escrito a todos os fornecedores ao mesmo tempo e compare as respostas. A rapidez e a concretização da reação antes de assinar o contrato costumam prever bem como correrá o projeto. Quando o fornecedor diz com transparência o que está e o que não está incluído no preço e, ainda assim, o preço é baixo, é simplesmente uma boa proposta.

O inverso também é verdade: um preço alto não garante qualidade. Peça que expliquem de que se compõe. Se a resposta se resumir a «é assim que calculamos», é um sinal.

Como decidir quando as pontuações são quase iguais

Às vezes os dois primeiros diferem em 2–3 pontos. Nesse caso, três formas ajudam a tirar a dúvida sem pagar a mais pelo «melhor».

1. Videochamada com a equipa. Fale 30 minutos com quem vai fazer o projeto, e não só com o comercial. Peça que reformulem a sua tarefa por palavras deles: vê-se depressa se a perceberam.
2. Verificação de ligações. Abra no telemóvel 2–3 projetos deles num nicho semelhante. Veja a velocidade, os formulários, as páginas legais. Se puder, pergunte ao dono do projeto como correu o trabalho.
3. Uma pequena fase paga. Em vez de assinar logo um contrato grande, encomende um trabalho bem delimitado: um protótipo, o mapa do produto ou a primeira página. Para sistemas complexos é assim que nós próprios trabalhamos: a sessão de arquitetura por €3 500 dá o mapa do produto e o orçamento, o valor abate-se ao projeto e o mapa fica consigo em qualquer caso. Pode entregá-lo a outro estúdio para comparar.

Mais sobre as perguntas a fazer ao fornecedor e as condições do contrato encontra na descrição de como trabalhamos e no artigo já referido sobre a escolha do estúdio. Exemplos de projetos concluídos estão na página de casos de sucesso.

O que escolher na sua situação

• As propostas diferem muito no preço. Nivele o âmbito pela tabela de 10 linhas e recalcule o preço por ponto. Muitas vezes a diferença quase desaparece.
• Todas têm um valor parecido. Oriente-se pela propriedade do resultado, pelo suporte e pela experiência no seu nicho. São coisas que só descobre tarde demais se não perguntar agora.
• Uma proposta é claramente mais barata do que as outras. Faça-lhe perguntas por escrito sobre «o que não está incluído» e sobre o registo dos acessos em seu nome. Uma boa resposta torna a proposta forte.
• Só há uma proposta. Obtenha pelo menos mais uma, para ter com que comparar. Há referências de preços gratuitas nos artigos sobre o custo de sites e de aplicações.
• Precisa urgentemente de um site para ser avaliado por um banco. Então prazo e clareza são o mais importante. O site em 24 horas custa-lhe €599, e a contagem começa quando temos o briefing, os materiais e o acesso ao domínio.
• O projeto é complexo, plataforma ou aplicação. Não compare orçamentos às cegas: fixe primeiro os requisitos, de preferência com uma sessão de arquitetura.

Se ainda está a escolher o formato e o orçamento no seu país, faça o quiz «Está pronto para desenvolver o seu produto?»: 17 perguntas, uma análise personalizada e um desconto no desenvolvimento, com um código promocional que lhe chega por e-mail (exceto no «Site em 24 horas»). Ajuda a definir quais os critérios mais importantes para si e que dimensão de projeto é realista.