Cómo comparar presupuestos de diseño web y propuestas de proveedores

Por qué no conviene comparar presupuestos solo por el precio

Has pedido presupuesto a varios estudios y tienes tres documentos: de €1.900, de €3.200 y de €4.800. Apetece quedarse con el del medio o con el más barato, pero la diferencia de precio casi nunca significa «más caro» o «más barato»: significa que cada precio incluye cosas distintas. Un proveedor cuenta diseño, textos y cambios; otro, solo la maquetación. Uno incluye tres meses de soporte; otro ni lo menciona.

Por eso primero hay que llevar las propuestas a un denominador común y solo después compararlas. Este artículo trata del segundo paso del proceso. El primero, decidir a quién llamar, está en el artículo cómo elegir una agencia de diseño web y no equivocarte: allí encontrarás la lista de preguntas previas al contrato y las señales de alerta. Aquí damos por hecho que ya tienes las propuestas en la mano.

La forma más fiable de que sean comparables es enviar a todos el mismo documento de requisitos. Para una web, el briefing del artículo briefing y requisitos de una página web; para una app, la plantilla del artículo sobre el documento de requisitos de una app. Si no lo hiciste, no pasa nada: más abajo te enseñamos a reunir en una tabla incluso propuestas con formatos muy distintos.

Comparar presupuestos de desarrollo web: tabla de 10 filas

Crea una tabla: los proveedores en las columnas y las preguntas en las filas. Para cada propuesta, busca la respuesta a cada pregunta. Si el documento no la da, escribe «no consta» y pregunta más tarde al proveedor. Una celda vacía también es información.

Al rellenarla verás casi siempre que «tres propuestas por distinto dinero» se han convertido en tres productos distintos. Ahora puedes igualarlas: pide al proveedor más barato que valore los puntos que faltan y al más caro que muestre de qué se compone la diferencia. Un buen estudio responderá con calma y punto por punto.

Comparar propuestas de desarrollo de software: criterios, pesos y puntos

Cuando el alcance está igualado, ayuda el método de la puntuación ponderada, que se usa mucho al elegir proveedores en compras. La idea es sencilla. Eliges entre 6 y 10 criterios, das a cada uno un peso (lo importante que es para ti: 1, 2 o 3) y pones a cada proveedor una puntuación de 1 a 5. Multiplicas la puntuación por el peso y sumas. El resultado es un número que refleja tus prioridades, no una opinión «a ojo».

Qué criterios elegir

• Experiencia en tu sector (peso 3): proyectos parecidos que se puedan abrir.
• Claridad del alcance (peso 3): se entiende qué entra y qué no.
• Titularidad del resultado (peso 3): dominio, código y cuentas a tu nombre.
• Plazos y plan de fases (peso 2): realistas y detallados.
• Soporte y cambios tras el lanzamiento (peso 2).
• Seguridad y datos (peso 2): cómo se protegen formularios, accesos y copias.
• Comunicación (peso 2): con qué rapidez y precisión responden antes de firmar el contrato.
• Ejemplos y opiniones comprobables (peso 2).

Cambia los pesos según tu caso. Si necesitas una web para el banco en un día, el peso del plazo puede ser 3. Si el proyecto va a durar años, el del soporte será mayor. Lo importante es fijar los pesos contigo mismo antes de ver el resultado; si no, acaban ajustándose para favorecer al proveedor que te gusta.

El precio queda fuera de esta lista a propósito. Es más cómodo compararlo aparte: «cuántos euros pagas por cada punto». Ese es el indicador principal en lugar de «simplemente el más barato».

Ejemplo de cálculo y calculadora de comparación

Tomemos un ejemplo ficticio: no son propuestas reales, sino una ilustración. Tres proveedores ofrecen €1.900, €3.200 y €4.800. Tras puntuarlos con los criterios anteriores obtienen, supongamos, 3,1, 4,1 y 4,2 puntos sobre 5 (media ponderada, como en la calculadora de abajo).

Qué se ve aquí. El proveedor C es el mejor en puntos, pero su ventaja de 0,1 puntos sobre B cuesta €1.600: el sobreprecio por cada punto adicional es enorme. El proveedor A es el más barato, pero sus 3,1 puntos indican que la propuesta tiene puntos débiles que probablemente acabarás pagando después. A menudo la opción razonable es B, pero solo si tus pesos reflejan de verdad tus prioridades.

En la calculadora de abajo introduce los precios y las puntuaciones de tres propuestas. Te mostrará la puntuación ponderada, el puesto, el precio por punto y te avisará si el precio más bajo coincide con la puntuación más baja. Los nombres de los proveedores se pueden editar, y los criterios y pesos de la calculadora salen de la lista anterior: si tus prioridades son otras, tenlo en cuenta al puntuar.

Costes ocultos: qué mirar además del importe del contrato

Dos presupuestos del mismo importe pueden costar algo muy distinto al cabo de un año. Comprueba cuatro cosas.

• Suscripciones y servicios. Dominio, correo de pago, base de datos, servicio de envíos, red neuronal para bots. ¿Los pagas tú directamente o a través del proveedor, con recargo? Con nosotros el dominio y las suscripciones de terceros los paga el cliente directamente, según el uso y sin recargo, y al empezar muchos servicios funcionan con planes gratuitos.
• Precio de los cambios. Tarifa por hora, bolsa de horas o cambios de texto ilimitados. Pregunta qué se considera «cambio» y qué es una «función nueva».
• Soporte. Si es obligatorio, qué incluye (actualizaciones, copias de seguridad, monitorización) y si se puede rechazar. Con nosotros el mantenimiento de webs es opcional, en paquetes desde €49 al mes.
• Salida. Qué pasará si quieres cambiar de proveedor: si recibirás el código fuente, los accesos y la documentación.

Los impuestos y las cargas obligatorias en tu país consúltalos con tu asesor: no entran en ningún presupuesto de proveedor. Para webs también conviene mirar el plazo de propiedad: compara qué sale mejor a tres años, una plataforma lista con suscripción o un desarrollo con pago único. Hay un análisis con calculadora en el artículo constructor web o web a medida, y las referencias de precios de mercado, en el artículo cuánto cuesta una página web.

El precio más bajo: cuándo es normal y cuándo no

Un precio bajo no es motivo de sospecha por sí mismo. Un proveedor puede tener menos gastos generales, módulos ya preparados o especializarse en la tarea. Lo sospechoso es un precio bajo junto con una propuesta confusa. Revisa la lista, sobre todo si eliges proveedor en tu ciudad y quieres reunirte en persona.

• El documento no tiene apartado «qué no incluye», pero abundan las frases genéricas como «diseño moderno y adaptable».
• El plazo es dos o tres veces menor que el de los demás y no se explica cómo lo consigue.
• El proveedor no está dispuesto a poner dominio y cuentas a tu nombre o no dice dónde se alojará el proyecto.
• Piden todo el importe por adelantado, sin fases.
• Responden con frases generales o no responden a tiempo.

Si coincide al menos uno de los cinco puntos, haz preguntas por escrito a todos los proveedores a la vez y compara las respuestas. La rapidez y la concreción de la respuesta antes de firmar suelen predecir bien cómo irá el proyecto. Cuando un proveedor dice con transparencia qué entra en el precio y qué no, y el precio es bajo, simplemente es una buena propuesta.

Y a la inversa: un precio alto no garantiza calidad. Pide que te expliquen de qué se compone. Si la respuesta se reduce a «lo calculamos así», es una señal.

Cómo decidir si las puntuaciones son casi iguales

A veces los dos primeros se diferencian en 2–3 décimas. Entonces ayudan tres formas de reducir la incertidumbre sin pagar de más por «lo mejor».

1. Videollamada con el equipo. Habla 30 minutos con quienes harán el proyecto, no solo con la persona de ventas. Pídeles que cuenten tu tarea con sus palabras: enseguida se ve si la han entendido.
2. Comprobar referencias. Abre 2–3 de sus proyectos de un sector parecido desde el móvil. Mira la velocidad, los formularios y las páginas legales. Si puedes, pregunta al dueño del proyecto cómo fue el trabajo.
3. Una pequeña fase de pago. En lugar de firmar de golpe un contrato grande, encarga un trabajo bien acotado: un prototipo, el mapa del producto o la primera página. Para sistemas complejos así trabajamos nosotros: la sesión de arquitectura por €3.500 da el mapa del producto y el presupuesto, el importe se descuenta del proyecto y el mapa es tuyo en cualquier caso. Puedes entregárselo a otro estudio para comparar.

Sobre las preguntas al proveedor y las condiciones del contrato hay más información en la descripción de cómo trabajamos y en el artículo ya mencionado sobre la elección de la agencia. Encontrarás ejemplos de proyectos realizados en la página de casos de éxito.

Qué elegir en tu situación

• Los presupuestos son muy distintos en precio. Iguala el alcance con la tabla de 10 filas y recalcula el precio por punto. A menudo la diferencia casi desaparece.
• Todos piden más o menos lo mismo. Fíjate en la titularidad del resultado, el soporte y la experiencia en tu sector. Son cosas que descubrirías demasiado tarde si no preguntas ahora.
• Un presupuesto es claramente más barato que los demás. Hazle preguntas por escrito sobre «qué no incluye» y sobre poner los accesos a tu nombre. Una buena respuesta hace fuerte la propuesta.
• Solo tienes una propuesta. Consigue al menos otra para tener con qué comparar. Hay referencias de precios gratuitas en los artículos sobre el coste de una web y de una app.
• Necesitas con urgencia una web para el banco. Entonces mandan el plazo y la claridad. La web en 24 horas cuesta con nosotros €599 y la cuenta atrás empieza cuando tenemos el briefing, los materiales y el acceso al dominio.
• El proyecto es complejo: una plataforma o una app. No compares presupuestos a ciegas: fija primero los requisitos, mejor con una sesión de arquitectura.

Si todavía estás eligiendo formato y presupuesto, cuéntanos tu caso en el formulario de contacto: te diremos qué criterios suelen pesar más y qué tamaño de proyecto es realista.